System monitoringu a RODO

Pomimo tego, że od Ustawy o ochronie danych osobowych wprowadzonej 25 maja 2018 r. minęło już sporo czasu, kwestie związane z monitoringiem wizyjnym w zakładach pracy i nie tylko wciąż pozostają niezrozumiałe dla wielu osób. Wspomniana ustawa zmieniła bowiem także regulacje zawarte w Kodeksie Pracy, dzięki czemu obecnie to właśnie on w dużej mierze jest podstawą prawną, która pozwala regulować wszelkiego rodzaju wątpliwe kwestie związane z monitoringiem wizyjnym i jego zgodnością z RODO, gdyż do dzisiaj nie doczekaliśmy się wprowadzenia odrębnej ustawy dotyczącej uregulowania kwestii dotyczących zasad stosowania systemów monitoringu. W takim razie, jakie działania związane z monitoringiem wizyjnym i kiedy są dopuszczalne, a jakich należy unikać? O tym wszystkim mówimy w dalszej części niniejszego artykułu.

Czy nagrania z kamer podlegają przepisom RODO?

Wraz z rozwojem technologii związanych z monitoringiem wizyjnym, coraz częściej znajduje on zastosowanie jako narzędzie do obserwacji pracowników w zakładach pracy, prywatnych posesji, czy też obszarów publicznych. W związku z powszechnością tego rozwiązania, stosowanego bardzo często zamiennie lub uzupełniająco dla systemów alarmowych powstaje jednak pytanie, czy nagrany przez system monitoringu obraz stanowi dane osobowe w rozumieniu przepisów RODO.

Zgodnie z 4 pkt 1) RODO dane osobowe to informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Możliwą osobą fizyczną do zidentyfikowania jest natomiast osoba, której dane można określić na podstawie identyfikatorów, szczególnych cech fizycznych, kulturowych lub społecznych. Oznacza to więc, że obraz z monitoringu wizyjnego jak najbardziej może być danymi osobowymi. Zwłaszcza biorąc pod uwagę fakt, że spełniając swoje pierwotne założenia, system monitoringu umożliwia na podstawie ubioru, wyglądu zewnętrznego czy też innych cech szczególnych wskazać poszczególne osoby. Dlatego też nagrania z monitoringu wizyjnego jak najbardziej podlegają także regulacjom związanym z danymi osobowymi określonym w przepisach RODO. 

Kiedy można, a kiedy nie stosować monitoringu wizyjny

Według stanowiska Prezesa UODO monitoring wizyjny należy do jednej z najbardziej inwazyjnych form przetwarzania danych osobowych, dlatego też jego stosowanie powinno być ściśle ograniczone do sytuacji, w których nie istnieje możliwość zastosowania innego rozwiązania zapewniającego pełne bezpieczeństwo. Dlatego też według art. 222 Kodeksu pracy dopuszczalne jest stosowanie monitoringu wizyjnego w sytuacjach gdy jest to niezbędne do: 

• zapewnienie bezpieczeństwa pracowników, 
• ochrony mienia,
• kontroli produkcji, 
• zachowania w tajemnicy informacji, które po ujawnieniu naraziłyby pracodawcę na szkodę. 

W przypadku osób fizycznych stosowanie monitoringu wizyjnego w prywatnych obiektach oraz na prywatnych posesjach jest uzasadnione, jeżeli system jest niezbędny do ochrony osób i mienia. 

RODO przyniosło jednak także niezwykle istotne zmiany, jeśli chodzi o monitoring wizyjny i obszary, w których jego stosowanie jest nielegalne. Do tych obszarów zalicza się: 

• w przypadku systemów monitoringu w obiektach publicznych i zakładach pracy montaż ich w: szatniach, pomieszczeniach sanitarnych, stołówkach, palarniach i obiektach socjalnych. 
• w przypadku systemów monitoringu w obiektach prywatnych nagrywany obraz nie powinien obejmować natomiast posesji sąsiadujących z posesją właściciela systemu, części publicznych takich jak chodnik czy droga przed posesją. 

Dodatkowo stosując monitoring wizyjny, należy także pamiętać o tym, że stosowanie kamer z rejestratorami dźwięku uważane jest także za nielegalne. Prezes UODO jasno bowiem określił, że tego typu uprawiania w Polsce posiadają bowiem jedynie służby porządkowe i specjalne. 

Jakie obowiązki ciążą na właścicielach systemów monitoringu po 25 maja 2018 roku

Przepisy RODO, a następnie znowelizowane i uzupełnione przepisy Kodeksu pracy, nałożyły przede wszystkim szereg obowiązków związanych z monitoringiem wizyjnym na pracodawców, którzy teraz, muszą spełniać cztery warunki, aby zastosowana w zakładach metoda ochrony mienia i osób była w pełni legalna. 

Określenie zakresu i sposobu

Pierwszym z warunków jest określenie zakresu i sposobu, w jaki realizowany będzie w zakładzie pracy monitoring wizyjny. Informacje na ten temat powinny znaleźć się w układzie zbiorowym pracy bądź regulaminie pracy lub podane do informacji dla pracowników w formie obwieszczenia. 

Informowanie o planach wprowadzenia lub posiadaniu monitoringu wizyjnego

Drugim warunkiem jest poinformowanie pracowników co najmniej na 2 tygodnie przed o planowanym uruchomieniu systemu wizyjnego, kiedy montowany jest on po 25 maja 2018 roku, w przypadku wcześniejszego posiadania systemu monitoringu nowi pracownicy powinni otrzymać informacje o jego obecność w zakładzie przed dopuszczeniem ich do pracy. 

Bieżące informowanie

W momencie kiedy system monitoringu wizyjnego ulega rozbudowie, informacje o obszarze monitorowania powinny być podawane do informacji dla pracowników na bieżąco. 

Oznaczenie obszaru objętego monitoringiem

Ostatnim z warunków legalności systemu monitoringu wizyjnego jest oznaczenie obszarów podlegających monitorowaniu poprzez znaki lub ogłoszenia dźwiękowe. 

Warunek ten obowiązuje także właścicieli prywatnych obiektów i posesji, którzy powinni umieścić przed wejściem na nie tabliczki informujące o tym, że dany obszar podlega monitoringowi wizyjnemu. 

Dokumentacja niezbędna przy monitoringu wizyjnym

W myśl przepisów RODO każdy właściciel systemów wizyjnych jest także administratorem danych osobowych, w postaci nagrań z kamer. W związku, z czym zobowiązany jest on także do prowadzenia odpowiedniej dokumentacji z tym związanej, w której powinny być zawarte takie informacje jak: 

• kto sprawuje nadzór nad monitoringiem, 
• lokalizacje objęte systemem monitoringiem, 
• miejsca, gdzie zainstalowano kamery, 
• cel monitorowania danych obszarów, 
• dokładny opis części składowych systemu monitoringu, 
• warunki dostępu do nagrań, 
• czas przechowywania danych i warunki udostępniania nagrań, 
• zastosowane środki ochronne, zapobiegające wyciekowi danych osobowych. 

Podsumowując, wprowadzone w 2018 roku przepisy RODO, uporządkowały nieco zakres stosowania monitoringu wizyjnego, zwłaszcza jeśli chodzi o budynki użyteczności publicznej oraz zakłady pracy. Dzięki czemu coraz częściej nie naruszają one prywatności nagrywanych osób. Warto jednak pamiętać, że brak odrębnych przepisów dla osób prywatnych posiadających w swoich budynkach monitoring wizyjny, nie zwalnia ich wcale od stosowania się do przepisów RODO. Dlatego też należy mieć je na względzie w każdym przypadku, aby nie ponieść konsekwencji związanych z brakiem ochrony danych osobowych, którymi jak jasno wskazuje artykuł i stanowisko prezesa UODO, są także nagrania z kamer. 

Więcej informacji o Systemie Monitoringu na stronie http://systemyflortech.pl/system-monitoringu/.